Archives mensuelles : octobre 2011

Workolic ou « loisir-olic »: même combat !

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Dans nos vies comme dans celles de nos enfants, on constate de plus en plus que nous mettons autant d’acharnement à nous détendre qu’à travailler…

Nous accordons une telle importance à l’organisation de nos journées que les loisirs ne représentent plus la pause détente  à savourer pour rompre la routine. Désormais, nous nous sentons obligés de tirer le maximum de nos moments de repos autant que du temps consacré au travail.

Ainsi, nombreux sont ceux qui prévoient un horaire aussi (sinon plus) chargé pour leur journée de congé que pour une journée travaillée: activités physiques, cours, loisirs, vie sociale, à l’heure du lunch, en soirée, les fins de semaine… et cette surcharge systématique de l’emploi du temps se complique encore plus si on y ajoute des responsabilités familiales. Résultat: des journées extrêmement chargées qui ne laissent que peu ou pas de temps libres pour des activités improvisées.

En pareil cas, les loisirs perdent toute valeur sur le plan du repos, de la récupération et de la détente. La fin de semaine devient aussi trépidante et épuisante que la semaine de travail, car nous cherchons à y entrer tout ce que nous ne n’arrivons à placer durant la semaine ! Nos loisirs ne sont plus exercés par plaisir mais par obligation…

Notre monde devient de plus en plus axé sur l’activité. Nous n’avons plus de temps pour la réflexion, alors pourtant que ce n’est que grâce à la réflexion que nous pouvons nous ressourcer et alimenter notre créativité. Si vous passez sans cesse d’une activité à une autre, vous n’aurez jamais le temps pour la réflexion.

N’hésitez pas à prévoir du temps « non-planifié » à votre horaire, qui sait ? ce sera peut-être le moment le plus productif de votre semaine !

Réponse au dilemme décisionnel

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La chose la plus importante à se rappeler, c’est que les gestionnaires par priorités établissent leurs priorités selon leur valeur…

Une méthode axée sur la valeur est la seule méthode qui permette de venir à bout du syndrôme du dilemme décisionnel. Dans le cas de décisions difficiles à prendre, nous devons nous ressourcer selon notre système de valeurs et agir en conséquence. Nous ferons alors des choix conscients, en toute connaissance de cause. Ce n’est qu’ainsi que nous éviterons de faire des choix fondés sur de mauvaises raisons et d’adopter un comportement en contradiction avec nos valeurs personelles.

Nos valeurs correspondent aux jugements que nous portons sur les choses importantes à nos yeux. Pour être efficace, il nous faut devenir un « gestionnaire des valeurs » ou « gestionnaire par priorités », qui sache ce qu’il faut faire plutôt que seulement bien faire les choses. C’est ce qui fait la différence entre être « efficace » ou être simplement « performant ».

Les travailleurs performants se contentent de biffer successivement les tâches à exécuter sur leur liste de choses à faire – plus ils en biffent, plus ils sont heureux. Un travailleur efficace, envisage les tâches exécutées selon leur importance relative.

Voilà ce qui rapproche véritablement de son objectif personnel !

Le dilemme décisionnel

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– « Je ne crois pas que le destin décide de notre sort, quoi que nous fassions; il ne décide de notre sort que si nous ne faisons rien. » – G.K. CHESTERTON

Chaque minute il nous faut prendre des décisions: On en prend ainsi plus de 1000 par jour ! Pourtant, nous ne nous souvenons que d’environ 200 d’entre elles, car toutes les autres sont prises presqu’inconsciemment… ou malgré nous !

Le MIT (Massachussetts Institute of Technology) a pour sa part établi qu’on doit aujourd’hui gérer plus de 600 % plus d’information qu’il y a 20 ans !

Mais aussi volumineuses que soient les quantités de décision à prendre et d’informations à traiter, la grande question reste encore et toujours la même: « Que dois-je faire maintenant ? ». Et ce qu’il y a de plus frustrant, c’est que ce sont souvent les autres qui décident à notre place…

RÉAGIR N’EST PAS AGIR

La prise de contrôle commence par la planification: 3 mesures simples nous permettront d’être plus productif.

  1. Dresser une liste des choses à faire;
  2. Établir un ordre de priorités:
  3. Le faire chaque jour.

Exercer un plus grand contrôle sur sa vie, c’est apprendre à gérer les priorités et non plus des situations de crises. En apprenant à faire des choix conscients, on passe moins de temps à essayer de régler des urgences et on est aussi davantage en mesure de savoir ce qui constitue une véritable crise (souvent le fait d’autres personnes et donc, pas nécessairement à nous de les résoudre…).

Planifier, c’est en quelque sorte ramener le futur au présent pour se donner dès maintenant le temps d’agir

Le raz de marée du changement

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Nous devons travailler plus, et plus dur, pour faire face à la concurrence mondiale, au gigantesque volume d’information qui atterrit chaque jour sur nos bureaux, et au rythme effréné qui prévaut dans notre environnement professionnel. La durée de notre semaine de travail s’est accrue de 20 % ces trente dernières années, tandis que notre temps de loisirs baissait de 32 %.

Une enquête de Gestion par priorités, Le milieu de travail du XXIe siècle, révélait que le stress atteint de véritables sommets: la plupart des cadres en sont régulièement victimes, et près de la moitié d’entre eux le subissent quoitionnement. Les progrès techniques qui devaient nous rendre plus efficaces, nous délivrer des tâches les plus ennuyeuses et marquer l’avènement de la civilisaiton des loisirs ont eu un effet exactement inverse.

Nous devons maintenant gérer non seulement notre temps, mais aussi nos priorités. Cen n’est qu’en devenant un gestionnaire par priorités efficace que vous serez plus productif et moins stressé, et que vous mènerez une vie pous équilibrée dans chacune de ses composantes, et non seulement dans le travail.

Explosion d’information

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Chaque jour, nous sommes bombardés par des milliers d’informations qui ne cessent de se multiplier…

 

? La quantité d’information à laquelle nous sommes soumis double tous les deux ans;

? Le volume des documents écrits s’est accru de 600 % ces 20 dernières années;

? Les entreprises nord-américaines produisent chaque jour un milliard de documents;

? Un exemplaire de semaine du New York Times contient plus d’information qu’une personne moyenne du XVIe siècle n’en rencontrait dans toute sa vie…

Selon les estimations les plus prudentes, 80% de la main d’oeuvre actuelle travaillerait dans le secteur du savoir et des services. Alors même que nous sommes dépourvus de précédents susceptibles de nous guider, notre monde se complexifie de plus en plus.

Nous devons désormais gérer non seulement notre temps, mais nos priorités !

 

 

(d’après Daniel Stamp) (… à suivre)

La matrice d’Eisenhower

Un commentaire

Avant la méthode GTD (Getting Things Done), le concept de la matrice d’Eisenhower était certainement le plus connu des outils en matière de gestion des priorités. Séduisant, il permet de classer ses tâches suivant les principes d’urgence et d’importance.

Simple au premier abord, il s’avère plus difficile à mettre en oeuvre. Comment classer une tâche suivant qu’elle est Importante urgente ou Importante non urgente ou Non importante urgente et Non importante non urgente …

Ce concept est resté dans mon placard jusqu’au jour où j’ai décidé de penser ce concept non pas avec des mots abstraits mais avec des images évocatrices.

Qu’est ce qui est important ? Mais c’est bien sùr! Une tâche, qui, si je ne l’execute pas, m’explose à la figure … Un bâton de dynamite s’est imposé à moi… Et pour l’urgence, rien ne vaut une mèche courte et allumée … Voilà ma première catégorie bien représentée.

Ensuite je devais trouver le pictogramme pour représenter le Non Important … Aie! Pas facile de représenter une négation. Mais si … pas de problème, c’est comme une tâche importante, si je ne l’execute pas elle m’explose à la figure mais sans dégât… c’était donc un pétard qui représenterait ce concept. Et le concept d’urgence reste représenté par la mèche.

Tout va très vite ensuite. Le non urgent est bien entendu représenté par une mèche longue non allumée … Donc, l’important (dynamite) non urgent (mèche longue) … vous avez compris la suite …

Il nous manquait la dernière … un jeu d’enfant … Le non important non urgent.

Je voulais démontrer ici le pouvoir clarifiant de l’image dans une carte heuristique. L’image est également une balise et un ancrage pour la mémoire.

 

Frédéric Le Bihan