Comment sortir de la spirale du manque de temps et du travail effectué dans l’urgence ? Comment gérer ses priorités, gagner en efficacité et avoir un rythme de vie plus équilibré ? Les conseils d’un expert, auteur du livre « Apprivoisez le temps. Travaillez mieux pour vivre mieux ».
1. Ne prenez pas d’appels professionnels le soir, le week-end et durant vos vacances. Demandez à votre entreprise de vous joindre uniquement en cas de force majeure. On a souvent tendance à penser, « si on m’appelle, cela signifie que je suis important ». Mais cet asservissement permanent au travail empêche de profiter de son temps personnel pour se ressourcer.
Ce n’est pas en étant toujours disponible que l’on se fait apprécier, mais en proposant de bonnes idées. Et pour être créatif, il est nécessaire de sortir la tête du guidon de temps en temps.
2. Astreignez-vous à rentrer assez tôt chez vous plusieurs fois par semaine. Par exemple, convenez avec votre famille que vous serez à la maison à telle heure au moins 3 fois par semaine. L’important est de maintenir la fréquence définie, ensuite libre à vous d’adapter les jours selon la charge de travail et l’urgence des dossiers en cours.
3. Délimitez des périodes de « non interruption » pour pouvoir vous concentrer et informez-en vos collaborateurs en leur expliquant les raisons. N’oubliez pas de fermer la porte de votre bureau (si vous en avez une !) pendant ce temps.
4. Apprenez à dire « non » et concentrez-vous sur les tâches qui correspondent au coeur de votre fonction. Pour le reste, n’ayez pas peur de déléguer.
5. N’hésitez pas à demander de l’aide pour les tâches ou mandats que vous ne maîtrisez pas totalement. Cela ne vous fera pas perdre votre autorité mais au contraire démontrera une attitude responsable.
6. Etablissez chaque jour (ou la veille pour le lendemain) la liste des activités à accomplir et classez-les par ordre de priorité. Evaluez la durée prévisible et décidez pour chaque tâche si vous devez la faire, la déléguer, la différer ou la refuser.
7. Veillez à garder des « zones ouvertes » dans votre agenda pour gérer les imprévus et les urgences qui vous tombent dessus au dernier moment. (il y en a toujours…)
8. Demandez à vos collaborateurs de ne pas vous envoyer de courriels inutiles. Pour cela, précisez-leur les informations qui vous intéressent vraiment et celles dont vous n’avez que faire. Ainsi, vous perdrez moins de temps à trier votre messagerie.
9. Prévenez celui qui vous sollicite du temps dont vous disposez, qu’il s’agisse d’un appel téléphonique ou d’une discussion impromptue. Et arrêtez l’entretien quand ce temps est écoulé. Cela vous permettra de ne pas être envahi et incitera votre interlocuteur à aller à l’essentiel. Si besoin, fixez-lui un autre rendez-vous plus tard.
10. Faites filtrer les appels. Informez la personne qui prend les appels sur les interlocuteurs pour lesquels vous serez toujours disponible et ceux à qui vous ne répondrez qu’à certains créneaux horaires ou dans certaines circonstances. Sinon, gérez vous-même vos dérangements à l’aide de la boîte vocale et d’un horaire établi pour la prise et les retours d’appels.
11. Analysez pendant quelques jours les motifs les plus fréquents pour lesquels on vous interrompt. Et adaptez votre mode de fonctionnement en conséquences : peut-être faut-il donner des directives plus précises au départ, réorganiser le classement de la documentation administrative ou technique, instaurer des réunions régulières de coordination et de suivi des décisions ?
12. Marquez un temps d’arrêt, seul, une semaine par an, pour vous retrouver sur le plan personnel et revenir en bonne forme. L’idéal : une retraite dans un lieu isolé ou un stage de développement personnel à la campagne.
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